Un single family office Top 10 en EE.UU. gestionaba las interacciones con clientes en cuatro plataformas separadas: una para compartir documentos, otra para reportes, una tercera para gestión de tareas y una cuarta para firma electrónica. Cada herramienta tenía su propio inicio de sesión, modelo de permisos y postura de seguridad.
El resultado era una complejidad operativa que consumía al equipo de operaciones, confundía a los miembros de la familia y generaba problemas de auditoría cada año. Los desafíos principales incluían:
Tras evaluar varias plataformas de wealthtech, el family office seleccionó Summitas para reemplazar las cuatro herramientas con una sola plataforma unificada. La implementación cubrió:
Summitas asignó un Customer Success Manager dedicado con experiencia previa en una importante institución de Wall Street. La implementación se completó en menos de seis semanas, incluyendo migración de datos, personalización de marca y capacitación del personal.
Al consolidar cuatro plataformas en una, el equipo de operaciones recuperó más de 80 horas semanales previamente dedicadas a sincronización manual, entrada duplicada de datos y gestión de usuarios entre plataformas. El personal fue recapacitado en un solo sistema, reduciendo el tiempo de incorporación de nuevos empleados de semanas a días.
El consejo del family office encargó una auditoría de seguridad independiente de cada proveedor en su stack tecnológico. Summitas fue la única plataforma que regresó con cero hallazgos — sin excepciones, sin remediación requerida.
“Nuestro consejo contrató una firma externa para auditar a cada proveedor. Summitas fue la única plataforma que regresó con cero hallazgos. Eso no es común en este sector.”
— Director de Tecnología, Single Family Office Top 10
Los miembros de la familia ahora acceden a un portal único con marca para todo — desde revisar reportes trimestrales de rendimiento hasta firmar documentos y comunicarse con el personal de la oficina. La experiencia simplificada eliminó la fuente más común de frustración del cliente: navegar múltiples herramientas.
Ocho años después de la implementación, el CSM dedicado de Summitas aún se reúne con ellos mensualmente, sugiriendo mejoras proactivamente basadas en cómo se usa la plataforma y qué nuevas capacidades están disponibles.
“La mayoría de los proveedores desaparecen después de la implementación. Nuestro CSM de Summitas aún se reúne con nosotros mensualmente y sugiere mejoras proactivamente. Se sienten más como una extensión de nuestro equipo que como un proveedor de software.”
— Director de Operaciones, Single Family Office de Reconocimiento Global
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